En 2003 escribí para la revista CompuChannel sobre la eventual desaparición del papel. Entonces apostaba a que las computadoras tipo tableta que comercializaba Hewlett-Packard representarían un paso decisivo hacia una oficina en la que los documentos impresos dejarían de ser necesarios.
Aquellos equipos permitían escribir directamente sobre una pantalla, consultar archivos digitales y trabajar sin depender continuamente de hojas y carpetas. Parecían anunciar una transformación inevitable.
No imaginaba entonces hasta qué punto un dispositivo mucho más pequeño terminaría cambiando nuestra relación con los documentos.
Cuatro años después, en 2007, Apple presentó el primer iPhone. Aunque los teléfonos inteligentes ya existían, aquel lanzamiento contribuyó a impulsar una nueva etapa de la computación móvil. Con el tiempo, el teléfono se convertiría en una herramienta para leer contratos, recibir facturas, firmar documentos, realizar pagos y consultar archivos prácticamente desde cualquier lugar.
La tecnología terminó superando muchas de las expectativas que teníamos a principios de siglo.
Pero hay algo que, 23 años después de aquel artículo, todavía me resulta difícil de comprender: ¿cómo es posible que algunas organizaciones sigan exigiendo imprimir documentos que ya existen en formato digital para después volver a escanearlos?
Y más desconcertante todavía resulta que algunos de esos procedimientos convivan con discursos institucionales sobre sostenibilidad y protección ambiental.
UNA PROMESA QUE NACIÓ EN 1975
La idea de una oficina sin papel es mucho más antigua que las tabletas y los teléfonos inteligentes.
En junio de 1975, la revista Business Week publicó un artículo sobre las transformaciones tecnológicas que podrían modificar el funcionamiento de las oficinas.
George Pake, entonces director del Centro de Investigación de Palo Alto de Xerox, imaginaba un futuro en el que los trabajadores consultarían documentos y recibirían mensajes a través de pantallas.
La visión anticipaba buena parte de nuestra realidad: comunicaciones electrónicas, archivos digitales y acceso inmediato a información almacenada en computadoras.
Lo que no resultó tan sencillo fue eliminar los documentos impresos.
Paradójicamente, los avances tecnológicos también facilitaron la reproducción de papel. Las impresoras láser, las fotocopiadoras y las computadoras personales permitieron producir documentos con mayor rapidez y a menor costo.
Durante años, las oficinas terminaron utilizando más tecnología sin desprenderse de sus viejas costumbres.
EL PAPEL ESTÁ RETROCEDIENDO, PERO NO HA DESAPARECIDO
Sería injusto afirmar que aquella promesa fracasó por completo.
Según los datos publicados por la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos, la generación de residuos de papel y cartón disminuyó de aproximadamente 87.7 millones de toneladas en 2000 a 67.4 millones en 2018.
Aunque estas cifras incluyen materiales distintos del papel de oficina, la agencia también documenta una reducción en los papeles utilizados tradicionalmente para actividades administrativas, relacionada parcialmente con la transmisión electrónica de documentos.
Los estados de cuenta digitales, las facturas electrónicas, la banca por internet y los expedientes informatizados demuestran que la transición efectivamente ocurrió en numerosos ámbitos.
Hoy podemos realizar operaciones que hace apenas unas décadas habrían requerido formularios, sobres, sellos y visitas presenciales.
Sin embargo, reducir el consumo de papel y modernizar una organización no significan necesariamente lo mismo.
Una institución puede imprimir menos documentos y continuar siendo extraordinariamente burocrática.
IMPRIMIR PARA ESCANEAR: EL ABSURDO DE LA DIGITALIZACIÓN
Pensemos en una situación que todavía puede encontrarse en determinados procedimientos administrativos.
Una persona recibe un documento electrónico. La institución que lo solicita le exige imprimirlo, firmarlo manualmente y escanearlo para volver a enviarlo por internet.
El archivo comenzó siendo digital, se convirtió innecesariamente en papel y terminó nuevamente en formato electrónico.
En algunos casos, el proceso puede repetirse cuando otra dependencia requiere una copia impresa de ese mismo documento.
Resulta difícil encontrar una demostración más clara de cómo la tecnología puede incorporarse a una organización sin transformar realmente sus procedimientos.
Lo curioso es que estas prácticas pueden coexistir con campañas de responsabilidad ambiental, invitaciones a reducir el consumo de recursos y mensajes institucionales que promueven la sostenibilidad.
Por supuesto, existen situaciones en las que una firma manuscrita o un documento físico pueden responder a exigencias legales o necesidades particulares.
Pero cuando no existe una justificación concreta, imprimir un documento exclusivamente para volver a digitalizarlo representa un desperdicio de materiales, energía y tiempo.
La contradicción no desaparece por colocar al final de un correo electrónico una invitación a proteger el medioambiente.
No se puede presumir de modernización simplemente porque el trámite termina en un archivo PDF.
DIGITALIZAR NO ES LO MISMO QUE MODERNIZAR
Uno de los errores más frecuentes consiste en trasladar procedimientos tradicionales a una pantalla sin cuestionar su utilidad.
Antes, un formulario podía pasar por cinco escritorios para obtener cinco firmas. Ahora puede circular por cinco correos electrónicos para conseguir las mismas aprobaciones.
El papel desapareció, pero la burocracia permaneció intacta.
Algo parecido sucede cuando una institución solicita información que ya posee, exige presentar repetidamente documentos en distintas plataformas o mantiene simultáneamente expedientes físicos y digitales.
La tecnología no necesariamente elimina trabajo. En ocasiones, simplemente cambia la manera de realizarlo.
Una transformación verdadera exige preguntarse qué procedimientos siguen siendo necesarios, cuáles pueden simplificarse y cuáles deberían desaparecer.
No basta con preguntarse cómo digitalizar un documento.
También hay que preguntarse por qué ese documento existe.
EL COSTO INVISIBLE DE LOS DOCUMENTOS
Cada documento impreso representa mucho más que el precio de una hoja.
También intervienen el consumo de tinta, el mantenimiento de equipos, el almacenamiento, la transportación y, especialmente, el tiempo dedicado a localizar, organizar y procesar información.
Un expediente extraviado puede retrasar una gestión. Una firma pendiente puede detener una transacción durante días. Un documento presentado en la dependencia equivocada puede obligar a repetir todo un procedimiento.
Los sistemas digitales bien diseñados permiten reducir muchos de estos obstáculos mediante búsquedas rápidas, registros de cambios, firmas electrónicas y procesos automatizados.
Pero también introducen responsabilidades nuevas.
La información debe protegerse mediante controles de acceso, respaldos, mecanismos de seguridad y sistemas que permitan conservar documentos durante el tiempo necesario.
Además, la digitalización debe considerar a las personas que no cuentan con conectividad adecuada o que necesitan alternativas accesibles.
Eliminar los archivadores físicos para crear un desorden digital tampoco constituye progreso.
LA RESISTENCIA NO SIEMPRE ES TECNOLÓGICA
La persistencia del papel suele atribuirse a empleados que se resisten a abandonar sus costumbres.
Sin embargo, el problema puede encontrarse en reglamentos desactualizados, procedimientos administrativos que nadie ha revisado y estructuras organizacionales que continúan funcionando bajo criterios diseñados décadas atrás.
También existe una diferencia importante entre adquirir herramientas tecnológicas y aprender a utilizarlas eficazmente.
Una organización puede invertir cantidades considerables en programas informáticos, plataformas digitales y equipos modernos sin conseguir una reducción significativa en sus tiempos de respuesta.
Si los procedimientos permanecen intactos, la inversión tecnológica puede terminar añadiendo nuevas obligaciones en lugar de eliminar las anteriores.
La transformación digital requiere algo más complicado que comprar computadoras: revisar cómo se trabaja y estar dispuesto a cambiarlo.
LA OFICINA DEL FUTURO NECESITA ALGO MÁS QUE COMPUTADORAS
En 2003 veía en aquellas tabletas de HP una oportunidad para avanzar hacia una oficina donde los documentos pudieran consultarse, modificarse y compartirse sin necesidad de imprimirlos.
En buena medida, aquella expectativa se cumplió.
Hoy llevamos en el bolsillo dispositivos mucho más poderosos que muchas de las computadoras utilizadas entonces. Podemos firmar documentos electrónicamente, consultar expedientes desde distintos países y completar operaciones que antes requerían desplazamientos y trámites presenciales.
La tecnología necesaria para prescindir de buena parte del papel existe desde hace años.
Lo que todavía no ha desaparecido es la costumbre de reproducir procedimientos administrativos que fueron concebidos cuando esas herramientas no estaban disponibles.
Quizás por eso resulta insuficiente medir la modernización de una organización por la cantidad de computadoras que posee, los programas que utiliza o los documentos que ha digitalizado.
Una medida más útil sería determinar cuánto tiempo necesita una persona para completar un trámite, cuántos pasos debe seguir y cuántas veces tiene que proporcionar información que la organización ya conoce.
MEDIO SIGLO DESPUÉS
La oficina sin papel no fue una fantasía tecnológica.
Buena parte de aquella visión se convirtió en realidad, incluso de maneras que quienes escribíamos sobre tecnología hace dos décadas difícilmente habríamos anticipado.
Sin embargo, la transformación digital también dejó al descubierto una verdad menos espectacular: comprar tecnología resulta mucho más sencillo que modificar la cultura de una organización.
Y mientras algunas instituciones continúen obligando a imprimir documentos digitales para luego escanearlos, seguiremos encontrando ejemplos de esa contradicción.
Después de medio siglo, la pregunta ya no debería ser cuándo desaparecerá el papel.
Deberíamos preguntarnos por qué tantos procedimientos innecesarios han sobrevivido a la revolución digital.