El Manual de Empleados se relaciona principalmente con grandes empresas, sin embargo, esta importante herramienta es de gran utilidad también para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), ya que tiene el propósito de establecer las reglas de disciplina del negocio.
Asimismo, este documento, sirve como defensa al patrono contra alegaciones de despido injustificado, por parte de un empleado, ya que la Ley 80 de 1976 permite el despido de un trabajador por la violación reiterada de las normas de la empresa.
La legislación laboral, reglamentada a través del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. está dirigida a proteger al trabajador, y permite que la Empresa pueda regular el comportamiento de sus empleados en el área de trabajo y así garantizar la productividad de éstos.
¿Qué debe contener el manual de empleado?
Además de establecer las normas de la empresa, existen leyes, las cuales se requiere sean notificadas a los empleados y es el patrono quien tiene que probar y documentar que así lo hizo. Éstas notificaciones deben incluirse en este documento.
La empresa debe incluir además en el manual de empleados políticas referente al uso de la tecnología en el lugar de trabajo. En altamente recomendable se establezca una política clara sobre el uso de las computadoras en el lugar de trabajo y se e prohíba el uso de éstas para:
- Efectuar compras personales por Internet.
- Acceso a servicios de conversación en línea (“Chat”)
- Acceso sitios obscenos o pornográficos
- Cualquier otro uso de “e-mail que no sea para fines de la empresa.
De utilizar sistema de filtros (“firewalls”), deberá informar a su personal.
Es fundamental mantener al día el Manual de Empleados conforme a nuevas leyes, reglamentos, decisiones judiciales, entre otros, y notificar oportunamente al empleado de dichos cambios, y tener evidencia de que fueron informados.
Tomemos por ejemplo la “Reforma Laboral de 1995”, en ese tiempo la legislación laboral sufrió una considerable cantidad de cambios tales como:
- Vacaciones
- Licencia por enfermedad
- Métodos alternos de pago de salarios
- Revisión de la Guía de Interpretación de la Ley 80. Estas guías son de gran valor en la interpretación del concepto “justa causa” en casos de despido y fueron citadas por el Tribunal Supremo de Puerto Rico en el caso de Secretario del Trabajo vs ITT, 108 DPR 536 (1979)
- Establecimiento de un Reglamento del Contrato Probatorio
En el Año 2000 hubo los siguientes cambios:
- Política de igualdad de oportunidades en el empleo con la incorporación de la obesidad mórbida como un impedimento.
- Licencia por maternidad –
- Al aumentarse el pago por parte del Patrono de la mitad del salario a la totalidad.
- Al incluirse la adopción como beneficio.
- Al establecer el derecho a la lactancia o extracción de leche materna en el lugar de trabajo.
La ley le concede a los patronos privados un beneficio contributivo por cumplir con el estatuto de la lactancia.
El Manual de Empleados es la herramienta esencial para el cumplimiento de las leyes laborales, la explicación de políticas y beneficios, así como mejorar la comunicación de la Empresa con sus empleados.
